Mi excel (por si a alguien le sirve de ayuda)

  He hablado en este blog en varias ocasiones de mi excel, aunque nunca he profundizado demasiado en el tema. Al hilo de un comentario en Facebook, he recibido algunas peticiones de blogueras que creen que exponer mi forma de organizarme les pondría venir bien. No voy a sentar cátedra ni proponer mi sistema como el único y  mejor del mundo mundial, pero si alguien cree que mi excel le puede ser de ayuda, ahí van unas fotillos y unas explicaciones sobre cómo lo hago yo. Quizá también puedan hacer que surja el debate o el intercambio de ideas y podamos enriquecernos todos, sobre todo ahora que están a punto de caer las convocatorias de retos para el próximo año.

   Lo primero, tal vez, sería explicar por qué me resulta cómodo un excel en vez de otro programa que pudiera servir para llevar la cuenta de los libros que uno lee y los líos en lo que uno se va metiendo mes a mes. A mí me funciona excel porque me permite crear cuadros de doble entrada (es decir, distribuido en filas y columnas) tan grandes como yo quiera. Además, el hecho de que pueda cambiar de color (algo muy tonto pero, para mí, muy útil) me facilita diferenciar unos meses de otros. Y, por si fuera poco, el sumatorio me da la posibilidad de sumar las páginas que leo cada mes con un solo clic. Si estas razones te han convencido, vamos allá: creemos nuestro excel.

   El primer paso, claro está, este tener el programa en el ordenador y abrirlo. La vista será esta:

 Yo utilizo las columnas para ir añadiendo los libros que voy leyendo y para los retos, mientras que en las filas voy marcando para qué retos me sirve cada título y otros datos de interés. Añado otra foto de cómo queda mi excel ya completo para que te hagas una idea: 

  Como dije al principio, yo utilizo un color por mes para ir diferenciando unos de otros y, además, suelo usar un color más clarito para los que me faltan por leer dentro de cada más e ir oscureciéndolos a medida que voy leyendo, así:

  Como puedes ver, en las columnas voy poniendo los retos en los que he participado y qué número hace el libro que he leído (si, por ejemplo, piden 15 libros y el que he acabado es el tercero). Al final del mes incluyo una fila balance en la que veo cuántos libros he leído de cada reto y añado el porcentaje:

   En la imagen anterior puedes ver también que voy duplicando la primera fila, esa en la que aparecen los retos que debo ir completando, por pura comodidad, para tener en un solo golpe de vista los retos y los libros del mes y no tener que desplazarme hasta la zona más alta del documento para ver a qué reto corresponde cada columna.

    Y en esa misma imagen se puede ver otro de los códigos que empleo para aclararme: tengo una columna llamada "reseña" que, obviamente, no corresponde a ningún reto pero que me sirve para ir llevando un control de las reseñas que voy escribiendo y publicando. Marco una x cuando tengo la reseña escrita y x* cuando está escrita y publicada.

   Un último código que empleo para ir aclarándome también se puede ver en la imagen de arriba: hay veces que acabo un reto pero me sigue interesando ir apuntando los libros que voy leyendo y que podrían incluirse dentro de él. Por ejemplo, en el caso de la imagen se ve con el Reto 25 españoles: ya llegué a los 25 pero me interesa seguir diferenciando cuántos libros españoles y cuántos extranjeros leo al cabo del año, solo por pura curiosidad, así que sigo poniendo números en la casilla de la columna correspondiente al libro leído pero, como puedes ver en la foto, la sombreo (generalmente, del mismo color que he elegido para el mes). Así sé con un solo golpe de vista que ya no me tengo que seguir preocupando por ese reto, aunque siga leyendo libros en español.

    También dejo una columna para ir poniendo el número de páginas de cada libro. Esto (este año) tampoco es un reto pero me sirve para llevar mis cuentas, sobre todo porque, como dije al principio, el sumatorio me ahorra muchas cuentas. ¿Y qué es el sumatorio y para qué sirve? Si no lo sabes, te lo explico. El sumatorio es esta función (en la pestaña inicio, en la parte superior derecha de la vista):

  Como su propio nombre indica, sirve para sumar, en mi caso, las páginas que voy leyendo. ¿Cómo se utiliza? Pues muy sencillo: señalas las celdas (una celda es cada uno de los cuadritos de la tabla) que quieres sumar (picando y arrastrando sin soltar, ya sabes) y cuando las tengas todas seleccionadas, le das al botoncito de autosuma. El resultado te saldrá en la siguiente casilla bajo las que has querido sumar. A ver si consigo que veas los pasos mediante fotos:

    Seleccionas las cifras que quieras sumar picando y arrastrando sin soltar:

   Y le das al sumatorio. El resultado aparece abajo:

   ¡Sencillo! Pero muy útil. También puedes señalar celdas no contiguas, aunque es un pelín más complicado: eliges una celda vacía y en ella escribes =SUMA( y a continuación vas pulsando (control+ratón) las celdas que quieras sumar (por ejemplo, para saber cuántas páginas llevas leídas este año o cuántas has leído al final, pincharías en el resultado de cada suma mensual, en la foto de arriba, pincharías 5.277). Cuando las tengas todas cierras el paréntesis y le das a intro y en esa celda te sale la suma final. 

  A medida que vas pinchando celdas, ves cómo se van sumando en el sumatorio.
  Cuando le des a intro se sumarán todas las celdas y aparecerá el resultado final. Si pinchas esa celda, en la parte superior puedes ver que ese número es el resultado de sumar varias celdas:

  Como he dicho, en las columnas voy poniendo los retos pero dejo espacio al final para otras informaciones útiles para mí, como si he leído ese libro para una lectura conjunta, una lectura simultánea, para Anika entre Libros, para el club de lectura... Y me gusta también poner la dirección de internet en la que aparece la ficha de cada libro porque así tengo los datos a mano.

  Y creo que no me dejo nada por explicar respecto al excel principal. De todos modos, si tienes dudas o algo no queda bien explicado, déjame un comentario e intento arreglarlo.

   Voy a terminar hablando de la pestañas inferiores o, lo que es lo mismo, las distintas hojas que puedes hacer dentro de un mismo excel. Mi documento de excel se llama "Libros" y es bastante general. En él incluyo todo lo que tiene que ver con los libros que voy pidiendo para reseñar (tanto para Anika entre Libros como para, en su momento, Momentos de Silencio Compartido, o para mí misma), por eso tengo una pestaña para Anika y otra para MSC. Tengo otras pestañas con años (2013, 2014 y la recién abierta 2015), que se corresponden con todo lo que he estado mostrando antes.

   Además, tengo una pestaña para sorteos en los que voy a participar o estoy participando ("concursos") y otra en la que voy llevando la cuenta de los que he ganado, dónde los he ganado, si hay una fecha límite para leerlos o reseñarlos, si los he recibido, si los he leído y si los he reseñado. Ese es el contenido de mi pestaña "pendientes".

  También tengo otra pestaña llamada "Retos 2014" en la que voy llevando la cuenta de cada reto en concreto, por ejemplo, es donde voy apuntando los libros del Reto genérico que voy leyendo, completando las letras del Reto Autores de la A a la Z o rellenando los personajes que he ido encontrando para el Reto Encuentra el Personaje. Ahí también he ido tomando notas para completar algunos retos (por ejemplo, hay un enlace a un libro que reseñó El búho entre libros y que me podía servir para la X) y los meses temáticos que organiza Laky.

  Finalmente, hay dos pestañas para los dos retos que he organizado este año, sola o en compañía, en las que voy apuntando los nicks y los blogs de quienes se han apuntado. ¡Ah! Y tengo otra en la que voy apuntando todos los libros que me bajo de Amazon, porque a veces ni caigo en que los tengo. 

   Y así es como llevo el control de lo que voy leyendo y cuándo debo hacerlo. Espero que te haya resultado útil y puedas sacarle provecho. Si tú también llevas una hoja parecida o cualquier otro método, te invito a que lo cuentes en los comentarios y, así, quizá podamos enriquecernos todos. Y, por si puesto, si me he explicado mal en cualquier cosa, déjame un comentario o mándame un mail y trataré de solucionarlo.

   Nos seguimos leyendo.